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Sobre reuniones

Viñeta de Forges de reuniones

“Ninguno de nosotros es tan inteligente como todos nosotros juntos”
Proverbio japonés

Reuniones en un colegio hay mil: las tutorías, las del equipo docente, las de ciclo, las del Equipo Técnico Pedagógico, las del Consejo escolar… hacemos reuniones “por y para todo” y muchas veces hay otros cauces que pueden agilizar nuestra forma de actuar y ser más útiles. ¿A vosotros no os sucede igual? No es normal tener reuniones porque sí un día a la semana fijo sin un motivo importante.
Hay quien dice que son necesarias porque el gran problema que tenemos es la falta de coordinación entre los diferentes sectores, pero de esta forma no propiciamos la coordinación, sino más bien todo lo contrario, si lo hacemos de forma fija perdemos nuestra motivación y los alicientes, se convierten en rutinarias y pierden su propósito. Es más, la mayor parte de las veces son repetitivas y cansinas, con lo que acabamos desconectando.
Estamos en un momento en el que que ni todos sabemos de todo, ni nos tenemos que enterar de todo. Lo aclaro: todos debemos tener claro cuál es nuestro trabajo o nuestro proyecto y lo realizamos lo mejor posible, pero no podemos informar en todo momento sobre qué estamos haciendo, cómo lo estamos haciendo y por qué lo estamos haciendo. Eso lo sabes tú, que para eso eres el especialista en esa materia. A lo que además añado que creo que tenemos un exceso de información: me gustó una frase que vi hace ya algún tiempo de Javier Valle, “no estamos en una sociedad de la información. Estamos en una ‘saciedad’ de la información” ( VII encuentro de @apfrato). Y es que hoy día recibimos información de mil y unas maneras, incluso, a veces, más que recibir, nos bombardean con ella.
Umberto Eco decía a este respecto que el exceso de información provocaba amnesia, porque como tenemos tanta a nuestro alcance y de forma inmediata, cada vez pensamos menos y olvidamos determinados conocimientos. El neurólogo ruso Levo Badalian, dedicado a la neurología infantil, decía que era la causante de muchos trastornos de aprendizaje, basándose en el exceso de información que tenía un niño.
Esta nueva forma de intoxicación se denomina “Infoxicación“: es cuando la información que recibimos supera nuestra capacidad de asimilación. El psicólogo británico David Lewis lo denominó IFS ( Information Fatigue Syndrome); observó que aparecía fatiga y estrés y dejó una magnífica sentencia: “El conocimiento es poder, pero la información no lo es“.
Sobre las reuniones me surgen muchas dudas: las fechas, el hacerlas siempre igual, el tratamiento de la información, la actividad de la reunión (monólogos o diálogos), quién la dirige (si es siempre la misma persona o no), cuántas personas deberían asistir como máximo (reuniones reducidas o amplias), el lugar donde se hacen, la focalización, la puesta en escena… ¡Madre mía, creo que estoy dando metodología!
El primer problema con el que nos enfrentamos es la rutina: mismos días, mismas formas, mismos grupos. Es verdad que cuando hay unas fechas debemos cumplirlas, pero aquí deberíamos ver la necesidad o la obligatoriedad de las reuniones. En la mayor parte de las reuniones perdemos mucho tiempo en datos, análisis, porcentajes, y no hacemos ni pensamos nada para intentar solucionarlo: estamos (o están) continuamente comparándonos con ‘otros’ y perdemos de vista nuestro propio análisis, como si nos hiciéramos una autoevaluación. Como ya hemos comentado otras veces, en nuestra cultura de la inmediatez necesitamos soluciones para ya y eso no lo preparamos previamente. No estamos dejando tiempo para pensar, analizar, hablar e intentar descubrir otras alternativas. Vamos corriendo todo el día. Nos quejamos respecto a la educación de los niños, pero nosotros estamos haciendo lo mismo.
Hace algunas semanas encontré este cuadro que retuiteó Virginio Gallardo (@virginog) sobre este tema. Se lo envié por WhatsApp a todos los grupos que tenía.

11 preguntas para mejorar una reunión

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¡Es cierto! Lo primero es ver la necesidad y su utilidad. Las reuniones hay que prepararlas y deberíamos hacerlo todos, de esa forma llevaríamos ya gran parte del trabajo hecho.
Respecto al tiempo: ¡puntualidad por favor! Para comenzar y para concluir. El tiempo es oro y no siempre lo valoramos. El hecho de permanecer mucho tiempo sentado en una silla no significa que estemos rindiendo más. Las reuniones deben ser finitas, por lo que debemos centrarnos en el tema y no irnos por las ramas: dicen que “lo mucho cansa y lo poco aburre”. Cada reunión es diferente y debería tener su tiempo acorde a lo que necesitamos: no es lo mismo buscar una solución para algo que un resumen de un trimestre.
Hay que prever con antelación la fecha de la reunión para cuadrar horarios: en ella estableceremos objetivos y contenidos, duración y materiales a aportar. ¡SÍ, todos!, de esa forma conseguiremos interactuar y que los que asistan se sientan que forman parte del proceso.
Comienza la reunión ¿y ahora qué? Deberíamos llamar la atención de los asistentes, para ello hay mil y una maneras: un vídeo, una carta, un artículo, una foto, un enunciado, una frase… La voz es importantísima, la modulación, los acentos… La presentación que realicemos de los diferentes aspectos hará que nos mantengamos atentos. Si no conseguimos mantener su atención iremos perdiendo a los participantes por minutos, comenzarán los cuchicheos y los temas paralelos. Los asistentes se tienen que sentir parte activa de lo que estamos hablando y eso no se consigue creando malestar ni estrés adicional, todo lo contrario, hay que involucrarlos tanto en la reunión como en las acciones posteriores que de allí se determinen. Atención a esto: abríamos el artículo con un gran proverbio. Si solicitamos colaboración, aceptémosla, tengamos confianza en otras opciones. Entre varios es más fácil y siempre surgirán más posibilidades.
Otro aspecto que hemos mencionado es quién la dirige: no debería ser siempre la misma persona, eso lleva a la monotonía y a hacer siempre las cosas de la misma forma: aburre, cansa, decepciona… Confiemos en nuestro equipo de trabajo, en nuestros coordinadores, en nuestros especialistas; seguro que, si es su tema, lo harán mucho mejor que alguien que no está versado en esa materia. Incluso en algunos casos debería existir la figura de un moderador, para centrar siempre lo que estamos tratando y seguir el guión establecido. El moderador es en este caso el director de esta otra orquesta: sabe a quién tiene que darle la palabra, cómo reconducir un tema o quién será el encargado de introducir determinado aspecto. En los colegios habréis escuchado hablar de las asambleas, muchos de vuestros hijos las han hecho o las hacen y emplean acorde con su edad algunos de estos elementos. Suelen hacerlas sólo en Infantil y en el primer ciclo de Primaria como mucho, ¡una pena! Porque les ayudan a resolver sus problemas y a organizarse. Deberíamos seguir haciéndolas en todas las etapas.
Otra de las cosas que me gustaría comentaros es el mensaje: hay veces que las reuniones son totalmente negativas: los resultados son negativos, el lenguaje es agresivo, hay discusiones… Y sólo creamos mal ambiente. ¡Cuidado! Cuando algo está mal es necesario decirlo, pero ni siempre todo es negro ni siempre debemos decirlo todo en público. Es importante que no perdamos de vista que la visión debe ser de grupo, de equipo: “remamos todos en el mismo sentido, si el barco se hunde, nos ahogamos todos”. Intentemos buscar otras opciones, otras soluciones, para ello además de preparar nuestras reuniones hay que hablar con los diferentes sectores y mantener conversaciones con todos, incluso buscar especialistas en casos que lo veamos necesario.
Una vez valorados todos los aspectos debemos llegar a conclusiones: la reunión debe ser efectiva, es decir, ¿hemos cumplido el objetivo que nos habíamos marcado? Si hemos conseguido el resultado que buscábamos, perfecto; pero si no lo hemos logrado, debemos dejarlo claro y plantear siguientes pasos para evitar desconfianza en futuras reuniones.
Y sería conveniente que cada uno de los participantes tuviera un acta con los acuerdos establecidos, de esa forma facilitaría a todos la labor.
Os dejo con esta charla de TED que os va a explicar desde su posición y experiencia cómo plantear reuniones efectivas. Espero que os guste:

Vamos con la receta, que si no mis tías me regañan después; muy simple y como nos dice Elvira Toba, para antes de la reunión, para predisponer y facilitar ese inicio, ese “me estaban esperando”. Las mías son siempre por la tarde así que haremos una merienda. Os propongo una de mis tartas favoritas: New York Cheesecake.
Ingredientes:
Para la base:
– 300 gramos de galletas mezcla tipo Digestive y María, aunque los americanos emplean las crakers.
– 50 g de almendras tostadas o si queréis nueces, o avellanas…
– 60 g de mantequilla en pomada
Para la crema:
– 6 huevos
– Un poquito menos de 200 de leche condensada (suelo ponerle 180, no me gusta tan dulce)
– 400 de nata
– 600 de queso de untar normal, no vale el ligero… ¡por favor!
– una cucharadita o dos de vainilla líquida
Decoración:
– Mermelada al gusto hasta cubrir
– Podéis también añadir un par de frutos para adornar, por ejemplo fresas si empleáis esta mermelada o grosellas, arándanos, moras y unas hojitas de menta o hierbabuena (a modo decorativo)
Elaboración:
Trituramos las galletas, con los frutos secos en un molinillo y mezclamos con la mantequilla derretida. A continuación, en un molde desmontable (os aconsejo ponerle papel de horno para posteriormente presentarla o llevarla a donde queráis sin problema), sobre la base ponemos la mezcla que hemos preparado y con un tenedor aplastamos para que quede bien repartida, no os preocupéis si os sube por los bordes, es normal.
Ahora tenéis dos opciones: meter el molde en el congelador o al horno (10 minutos a 180 grados), en ambos casos queda igual de bien, el objetivo es endurecer la base de galleta para que no se mezcle con la parte de queso.
Mientras tanto prepararemos la crema de queso: batimos los huevos con el azúcar hasta que blanqueen (los neoyorquinos separan las claras de las yemas, las yemas con el azúcar y al final, echan las claras montadas muy despacio y con movimientos envolventes), le echamos la leche condensada, la vainilla y por último el queso. Y con un aparato de varillas movemos, intentando no levantarlo mucho para que no coja mucho aire.
Receta de New York Cheesecake

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Sacaremos nuestro molde del congelador o del horno, y prepararemos un recipiente para el baño María: nuestra fuente debe tener agua suficiente como para que se vaya evaporando conforme se va haciendo nuestra tarta, suelo poner que el agua cubra la mitad de esta fuente y al horno. Mientras se calienta el agua, echamos con cuidado la mezcla de queso sobre la de galletas. Para terminar lo cubrimos de papel de aluminio todo el molde tanto por arriba como por abajo, así nos aseguraremos que no le entre agua. Al horno una hora a 180 grados.
Pasado este tiempo podemos pincharla, debe tener una textura casi consistente y la parte de arriba debe estar un poco doradora. La sacaremos y dejaremos que se enfríe del todo. Después al frigorífico y antes de servir acompañar con mermelada: todas están buenísimas, pero mi preferida es con mermelada casera de la Tita Conchi, de higo o de mora. ¡Espectaculares en ambos casos!
También la tenéis con Thermomix por si os resulta más fácil.
Como resumen, debemos cuidar el entorno, la situación, la preparación previa, el diálogo, establecer canales de trabajo y el horario. Espero que vuestras próximas reuniones sean mucho más productivas, y si preparáis la tarta os aseguro que irán encantados a la siguiente.
Como ya habréis observado, los artículos están apareciendo cada quince días, así descansamos todos. Si os parece y os apetece ¡nos vemos en dos semanas!
Mientras tanto que os vaya bonito y si estáis de vacaciones ¡disfrutad!
Maribel B.
@_MaribelBP

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